当展品在路上

◎ 本期策划/陈猛 执行/陈猛 刘雅琪 徐智   2018-06-11 16:07:57

作为会展活动的重要一环,展品运输工作跨越时间和空间,将形形色色的产品从商家(工厂)运输到展馆,这期间经历了怎样的旅程,运输过程中又面临哪些风险,运输公司如何与展馆、搭建企业做好配合及展品交接?不同类别的产品运输过程中又会有哪些特殊要求?本期专题,本刊将采访多家展品运输企业,倾听他们讲述展品运输过程中的那些事儿。

展品运输 与其他产品的运输有何不同?

广东绘展物流服务有限公司、广东跨境哥绘展供应链管理有限公司总经理吴阳告诉记者,展品运输与传统的产品运输主要的差异在于时效性强(展品运输按指定的筹展时间到货及撤展时展品必须搬离展馆)及安全要求高(展品中大部分为展样品,存在部分的唯一性,包装及展品均不能损坏,要求零损坏),任何节点出异常将会直接影响到能否按时开展或展出效果,从而体现了展品运输工作的重要性。“展品运输的主要工作内容是从参展商所在地将需要参展的展品通过陆运、海运、空运或多式联运的方式运到参展所在地,参展结束后回运至参展商所在地或参展商指定的送货地址。整个运输过程的环节比较多,时间要求非常严、紧,展品的安全要求也非常高。”吴阳说。

海程邦达国际物流有限公司总经理马冠群介绍,展品运输有三个不同于其他产品运输的特点:严格守时、需求多样、操作因素多元。首先,展会物流始终把守时放在第一位,每个展会的重点都是展品,物流公司一定不能让展品迟到,否则展商参展就失去了意义,也不能到太早,没有必要,同时还会产生仓储费用,所以会优先选择靠谱的物流方式,同时没有太多中转。第二,展品运输需要配合展商需求,比如在运输路线上,可能先去A地再去B地,或者A地展会结束后展品需要暂时停留,这都是一些针对化的需求。第三,在操作上,各个环节的细节都有着特别的要求;比如包装,不同展品需要不同包装,但都有专用的包装保护,尤其对一些易碎展品,或精密仪器,需要“三防”,防震防潮防压,有的高价稀有展品甚至还要防盗;再比如风险控制,物流公司在展品运输上重视防范意外情况,及时补救、止损,保险一定会买。

天津市中宝物流有限公司总经理丁召阳表示,展品运输有三个明显不同的特点。首先,展品复杂;展会类型丰富,相应展品也更加多元,易碎品、贵重物品、重型设备、精密仪器等等都有,对于包装和运输的要求也更高。第二,运输方式多样;海、路、空、联运、快件等都会用于展品的运输,在运输方式的选择上,快不是最重要的,重要的是准时,快点慢点还不太要紧,关键是物流时间需要可控,否则宁愿慢一点或提高成本。最后也是最重要的一点,守时性;不同于普通物流的不严格要求时间,展会开展和闭展日期已定,展会物流需准时将展品送达或撤离展会举办地,否则展台将没有展品,或展品滞留过久产生额外费用。

深圳市泰德胜物流有限公司副总经理何缅芝表示,从特点上来看,一般物流的特点诸如科学化、标准化、电子信息化、自动智能化、综合化和全球化等,会展物流都具备。但不同于一般物流,会展物流仅指的是参展物品的运输,并不涉及原料采购与产品生产,因此虽然比传统物流体系的供应链短,但是路线更复杂。

会展物流有几个基本特征,首先就是服务的专业性。会展活动的各项工作除了要能够保证质量,还要具有很高的专业化水平。为了达到这一要求,就必须具备专业的人才、通畅的物流渠道、有效的物质配送手段、功能齐全的物质转运与仓储中心以及完备的信息网络平台。

其次是流程的时效性。会展物流活动在时间上具有很强的阶段性,在需求上具有双向性和不确定性,这要求会展物流服务商提供更高层次的快速反应服务。因此会展成功举办的关键是如何在特定的时间里,满足参展商多种应急需求。

还有就是展品的安全性。参展商要特别做好展品包装,由于会展物流运输环节较多,装卸次数、搬运次数都是一般贸易物流的4倍以上,因此,包装材料需非常坚固。

展会物流行业有哪些从业标准和要求?

吴阳指出,展会物流是一个专业性及服务性很强的物流模块,不同于传统的运输物流,展会物流算是高端物流。一般的物流公司不具备展会物流行业操作能力及服务标准,展会物流必须拥有具备会展物流管理专业技能的人才、畅通的物流网络渠道、功能齐全的货物转运与仓储中心、强大的展览统筹客服中心、充足的人力、机力及运力支撑。

提供展会物流服务一般都是展览主办单位指定物流服务商,或是展馆方推荐配套的展会物流服务商,也有存在大型的展览会(例如广交会)对外公开招标评定。物流服务商需提供展览物流服务方案及应急预案,主要根据展览主题的展馆场地特性及参展商的要求设计物流服务方案,包括筹撤展车辆通行路线、物流服务点及客服中心设置、配足有效人力及机力、了解展品运输、包装箱寄存及派发、时间可控节点、风险评估及保险等内容,最后附上应急预案(例如交通拥堵如何确保按时撤展?同时作业机力设备不足等应急措施)。如有海外参展商的情况下,需提前半年海关备案,主办单位会提供相关的信息给到物流服务商与参展商洽谈具体的服务需求,确保顺利开展。

马冠群表示,展会物流行业没有很明确的从业标准和要求,但是展商以及场馆都会查看公司的项目履历、规模、信用是否良好等,判断公司实力,以选择是否合作。因为展会物流主要涉及北京、上海、广州、深圳这些会展发达城市,所以公司需要覆盖到这些地方;同时,海程邦达还有着跨国物流项目,这更需要物流公司有一定实力。

丁召阳也指出,全国目前还没有制定统一的会展物流国家标准,仅辽宁省制定了会展物流服务规范地方标准。同时,他也告诉记者,天津市正在筹备会展物流地方标准认定,由天津市中宝物流有限公司与天津市会展行业协会联合拟起草,预计2018年下半年正式通过天津市标准化委员认定。

展会物流企业如何对接主办、场馆、搭建?

吴阳告诉记者,展会物流企业在工作中主要与主办单位统筹负责人和展馆方安保的对接比较多。与主办单位对接的主要工作有了解开展规模及筹撤展时间节点制定配套的物流服务方案,取得参展商信息了解参展商需求及到场时间配备人力及机力,工作证及车辆通行证办理,异常处理联络窗口对接及进驻展馆指定物流服务商授权对接;与展馆方对接的主要工作有开展前的交通协助及安保配合工作,认真执行安全制度管理及监督,筹展期间展品只进不出,撤展期商只认放行条核查放行,无证人员、车辆及机力禁进入展馆作业,确保安全生产。至于与展会搭建企业产生业务的只有需要物流运输及装卸服务才有的交集点。展会物流现场的对接环节比较复杂,只要提前做好岗前培训,按服务方案制定节点岗位对接窗口即可自如对接。

马冠群介绍,展会物流企业与场馆、展会搭建企业都会有合作。与场馆的合作主要体现在运输的展品落地到场馆的时候,场馆往往有特定的进场路线,即“动线图”,以及场馆进出口、承重等,都需要物流人员的配合,另一方面,场馆有时也会与一些物流企业有固定合作,这时物流企业就会更加熟悉该场馆,工作也更游刃有余。至于与展会搭建企业的对接,则更像是两人合力完成一件作品,有时展品需要在展台搭建完成之前摆放进去,或展品本身就是展台设计的一部分,这时就需要物流企业与搭建企业通力合作,完成整个展台效果呈现;为了有良好的对接效果,双方会开进馆会,在展品进入场馆之前,沟通相关信息并确定工作流程。

丁召阳表示,会展物流服务商要全面对接会展中心、主办方、展会搭建企业、参展商四方业务。具体表现:对接展会规模、展品类型、展位图、货物信息、货物装卸要求等,展品最后进馆落地,置于展台内,需要各方的通力合作,物流企业也会做到全力配合。为了做好与这些单位的协调对接,物流服务商需具备统筹规划管理能力,标准化作业流程,安全生产管理制度。

何缅芝表示,展会物流也可划分为驻场物流和非驻场物流。非驻场物流主要服务运输对象,即参展商,与搭建公司和会展中心沟通较少。而作为指定驻场物流,就需要和会展中心和搭建公司紧密联系,提前一个月开展馆协调会议,协调包括入场流程、搭建物流进场流程、消防的防控以及展馆周边交通车辆的入场和撤场秩序等。如果参展商选择主办方指定的会展物流服务商,就会将所有有关展品的物流活动全部交由该物流服务商负责。会展物流服务商就需要负责在会展举办地区或城市的集货和存储,然后按指定的时间将展品运送到会展场地。不同类别的产品在运输过程中有哪些特殊要求?

作为中国进出口贸易交易会强力推荐的优质展会物流供应商之一,广东绘展物流服务有限公司已开通“展品直通车”服务(门到展位或展位到门),参展商可以在所在地将展品交给绘展物流,由绘展物流安排长途运输并将展品送至参展商指定的展馆展位上。在撤展的时候,展品直通车客户可享受在展位上签收展品,由绘展物流安排展品回运到参展商指定目的地。

据吴阳介绍,展品直通车包含以下服务:(1)始发地上门收货;(2)长途运输;(3)广州市内到达提货;(4)筹展时,展馆内展品装卸、搬运到摊位;(5)撤展时,展位上签收和搬运展品;(6)回程运输,送货上门。

“选择展品直通车服务, 减少展品的运输流通环节,降低参展商的物流成本,同时可有效保护展品安全性;让参展商得到时效性、安全性、专业性服务的保障;让您省事、省心,享受一站式物流服务!”吴阳说道,绘展物流一直本着“客户至上,信誉为本”的创业宗旨,致力于为参展商提供自生产企业至展馆内展位的运输、搬运、仓储、包装一条龙的物流服务,已成功为国内外数家企业进行筹展、撤展的会展物流服务,实现了企业与参展商双赢、物流成本和物流表现的共赢。

绘展物流在除了超大件及危险品等特种运输以外的行业产品运输中已累积了丰富的经验,例如中国(广州)国际葡萄酒及烈酒展时的运输过程中,除了要求对酒类易碎物品的防护要轻拿轻放以外,还要特别注意长途普通厢式货车运输会因高温天气导致葡萄酒变质及烈酒发生爆炸,选择冷藏运输车才是葡萄酒最佳的运输车辆;广州国际新能源暨太阳能光伏、风能、生物质能展中有精密仪器的运输,要求做好预防震动工作,禁止倾斜或倒置情况,否则水银标识变红的情况下精密仪器基本上处于报废状态。

马冠群告诉记者,海程邦达所运输的展品中,机械仪器等产品比较多,还有纺织品、家居产品等。对于机械仪器,有的体积会比较大,装箱的时候需要拆分开来,还需要专业人员进馆组装,如果是通过海关还需要特殊的集装箱;有的机械仪器比较精密或价值较大,就需要进行严密包装,甚至防盗保护,并且会上更加高额的保险,而如果这台仪器有更为特殊的价值,如全世界仅此一台,或拥有独家专利,物流公司更是要做到万无一失,因为一旦发生意外,展商损失的可不仅仅是金钱。对于纺织品、家居产品等,相对要求不那么高,按照常规要求分门别类做好包装,以免运输过程中遭到损坏即可。

丁召阳介绍,中宝物流主要从事会展物流、国际货运代理、私人物品搬迁、跨境电商物流、国际贸易代理五大类物流服务。其中会展物流最为重要的是设备类展品的运输,要求对大件设备及精密仪器的包装、重量、尺寸细分,并统筹管理规划;其次是汽车类展会的物流,要求短时间内装卸大量搭建物资,必须要交通管理到位、装卸机及操作人员分配合理。

何缅芝表示,深圳泰德胜物流主要从事医疗器械、LED照明、包装机械、能源、电子等展会的物流运输。不同的行业有不同的特殊性,比如医疗器械行业对会展物流的专业要求更高,各国口岸除了海关审核,还受到相关卫生部门的监管。医疗的展品有医疗器械(含电池)、液体、气体等,从运输方式来说可能需要使用“危险品运输”的形式。因此要针对不同的产品仓储、包装、解决方案等综合给予会展+物流综合解决方案。

“跨地域运输就是所谓的跨国/省/市的运输,存在不能直达,需要中转或联运方式处理。跨地域运输的中转问题目前市场上已没有复杂的流程,运输服务商具备用中转运输的物流渠道能力和风险可控能力。”吴阳指出,跨地域运输重要的注意事项有:(1)签订运输合同,明确操作要求及结算条件;(2)告知渠道运输商要求到达时间及操作注意事项,并不定时可视化在途跟踪及实时反馈;(3)高要求高标准自然物流成本也是相当高,如何降低成本也需要重要的方法。

马冠群介绍,跨地域运输分为两类,国内和国际。在国内的话一般是纯陆运,或陆运和海运结合,纯陆运的流程大致是,展商将展品包装好,物流公司将其装车,以最稳妥的路线将展品从A地展商处运到B地场馆处;陆运海运结合则是,物流公司将展品从A地运到附近港口,装入货轮,运到B地附近港口,再从港口装车运到B地场馆。在这里需要注意的是,陆运的展品是否超高超重、时间保障和海运的仓位,因为货轮像飞机一样,也会超额售卖位置,如果买便宜的仓位可能存在临时被取消的风险,所以物流公司会尽量避免最便宜的仓位,也会就这一点与展商沟通,宁愿成本更高一些,也必须要优先保障展品能按时到达。

国际运输时,也就是在国内运输的基础上增加了海关这一道程序,并更多出空运这条途经。无论是出国参展还是外国展商来华参展,首先展商需要就展品列出清单,提交通关申请;其次,包装上需允许海关检查。值得注意的是,展品面临着海关这一大关卡,往往是最容易出问题的地方。比如前些年,国内展商不够重视知识产权,出国参展的展品有时会因为版权问题被海关扣下,并且在一批展品中,哪怕只有一件出问题,所有的都会被扣——这对于参展的展商而言无疑是灾难性的,而重新报关又需要时间,所以如果这批被扣下,再发一批展品也无济于事。关于这一点,在交流时,马冠群也表示很头疼,因为后果很严重,而且还难以补救。同时,出境参展也需要物流公司提前了解展会当地的相关政策,避免出现问题。

丁召阳则表示,跨地域运输一般指会展物流的全程服务,分为国内会展物流和国际会展物流,需要注意展品运输的及时性、安全性。

展品运输过程中如何规避和减少风险?

据吴阳介绍,展品运输过程中面临的风险主要有:(1)运输延误迟到;(2)展品淋湿、损坏或丢失(3)窜货发错地方。他认为,展品运输是参展商企业最为重要的工作环节,为规避和减少风险,可以从以下几个方面着手:

(1)选择优质专业的展会物流服务商,专业的会展物流公司能提供专业的服务及品质保障;(2)提前发货,减少展品运输迟到风险;(3)对展品运输投保货物运输保险,明确货物价值及到货时间要求,做好维权保障,这样的展品运输商在任何环节都会更加提高风险保障;(4)加强对展品运输的打包,做好防护措施及箱面标示,并贴好唛头(内容有:参展主题及时间、展馆名称及展位号、单位名称、联系人及电话、多少箱及箱号);(5)客服及时跟踪,如有异常情况是否有其它展品代替参展;(6)首选展品直通车运输商,避免干线运输和装卸分开给不同的物流公司操作,这样不但节约不了费用,反而造成巨大的风险(干线运输公司不理解按时间点送货,否则专车送货成本很高,同时多数展馆区域有限行;送货车辆到展馆后需要办理入馆证及排队等候,现场不可控因素非常多,等待也是一个很大的成本风险)。

马冠群表示,展品运输过程中的风险一般是天灾,比如天气原因影响海运、空运等,这种情况难以避免,只能采取补救措施,尽量保证正常参展,比如在预计到展品可能被耽搁在路上时,以别的运输方式另发一批展品,或者在展会所在地采购一批类似物品,以做填补。人为的风险中,比如购买的仓位太便宜可能会被取消,所以需要与展商沟通,提高成本以保证海运不出意外;又比如在过海关时,展品因为知识产权等种种原因无法过关,乃至全部被扣,结果也十分严重,但这种情况下,重新申报海关运送替补展品已经来不及,只能在展会当地采购补充,甚至有的展品也无法采购到。马冠群介绍,展品运输出了问题后,这类补救措施代价高昂,效果不好,实属无奈之举;同时为了止损,物流公司都会给展品买保险。另外,在不同国家和地区参展可能有不同的政策法规,这是需要物流公司提前了解的,从而避免出现问题。

丁召阳表示,展品运输过程中面临的风险有:货损、货失、到货不及时、无法通关等风险。想要规避风险,物流服务商需严格要求自身,加强标准化管理、培训安全管理制度,提高安全意识,同时购买货物保险作为保障,并建议参展商也购买相关货物保险。

何缅芝则认为,在展品运输过程中切记不要犯经验主义错误,不要认为在那个城市、那场展会面临某个问题时是这样解决,在这个城市、这场展会就可以采用同样的方案解决,而是要因地制宜、灵活变通的采取解决方案。同时,企业也要有自己的紧急情况处理预案,对一些不常见但有可能发生的情况都要有所准备,比如天气突变、道路不畅、运输车辆突发故障乃至战乱、恐怖袭击等。

上一篇回2018年5月第5期目录 下一篇 (方向键翻页,回车键返回目录)加入书签

© 2016 毕业论文网 > 当展品在路上