加强展馆信息化、智能化、多元化建设

本刊记者\/ 查章维   2016-11-25 05:20:06

7月22-24日,阿里巴巴首次大规模的线下活动——“淘宝造物节”在上海世博展览馆盛大召开。数万90后、00后入场观众,72家淘宝神店店主,包括各色科技大咖,以及硅谷“最神秘、最前端”的技术公司Magic Leap,令上海世博馆再次成为上海乃至全球的焦点。为此,本刊专访了上海东浩会展经营有限公司常务副总经理黄海兵,一起去探究上海世博展览馆(以下简称“世博馆”)的独特魅力。

本刊记者/ 查章维

黄海兵

世博馆的项目经理负责制,是严格实行单人管理制的。在展会期间,项目经理按照工作流程和规章制度,可以向任何一个部门人员发出指令,哪怕他是上级领导,这样才有利于提高工作效率。我们的核心运营团队虽然有20来人,但是一场展会一般只配备三名协调人员:运营部项目经理、工程部项目经理以及安保部项目经理,工程部和安保部作为运营部的支撑,分别管理各自领域,并由运营部项目经理统一协调所有事项。

记者:上海的会展业发展迅速,不仅展会最多,展馆也最多。作为世博馆的经营管理方,上海东浩会展经营有限公司面对竞争激烈的市场,有着怎么的思考和举措?

黄海兵:首先是错位经营。尽管面临市场被分割,然而我们的经营定位还是比较清晰的。世博馆总面积7万多平方米,我们将2万至5万之间的精品专业展览,作为主攻方向。我们更多地扮演着中小型精品展会孵化器的角色,例如食品添加剂展、婚纱展,在世博馆的展览规模逐年扩大,当规模壮大到7万平米以上后,就移师到其它更大的展馆里了。

其次,为了留住并培育这些展会,在营销策略上,我们实行多样化组合方式,实行“展+会”、“展+活动”、“展+赛事”等理念,引进迎合年轻人的时尚元素,既与阿里巴巴、华为等大型企业合作,又与演艺单位、文化活动机构互换资源,从而进一步提高场馆的出租率。

另外还加强了运营规范性建设,例如在3号馆的垂直运输方面,引进了一家运输业务公司,为客户提供免费的运输服务。

记者:作为国企单位,世博馆是如何适应市场化需求、完成市场化经营路线的?

黄海兵:尽管世博馆是国企单位,但我更多地把自己定位为“职业经理人”的角色,上任后主导制定了一系列适合市场化运营的规章制度。在基本工作主线的引领下,解决特殊问题,形成一套独特的机制。比如说我们的上报流程非常快,这与现场服务要求短平快息息相关,如果你不及时提供相应的服务,而只是简单地拒绝,就不能适应市场化的需要。

再比如现场管理,包括供应商在内,我们都以制度来管理人,以流程来约束人,这样我就有大量的时间和精力放在业务运营上,而不用再花费精力在现场管理上。

总之,具体到每一个工作细节,我们都有相应的制度。不在职责范围内的事情,我们的员工会及时上报,这样才能规避相关风险和工作疏漏。

记者:请问世博馆在经营理念上,除了市场化的制度约束,还有什么不同一般的经营策略?

黄海兵:世博馆的项目经理负责制,是严格实行单人管理制的。在展会期间,项目经理按照工作流程和规章制度,可以向任何一个部门人员发出指令,哪怕他是上级领导,这样才有利于提高工作效率。我们的核心运营团队虽然有20来人,但是一场展会一般只配备三名协调人员:运营部项目经理、工程部项目经理以及安保部项目经理,工程部和安保部作为运营部的支撑,分别管理各自领域,并由运营部项目经理统一协调所有事项。

记者:展馆的运营管理,不仅包括展馆内部管理,大展期间周边的交通问题也是衡量一场展会是否成功的要素。请问世博馆在周边交通领域,有哪些值得借鉴的经验?

黄海兵:世博馆位于世博轴西侧,连接着南浦大桥、卢浦大桥、打浦路隧道、西藏南路隧道等过江要道,周边有数十条公交线路,轨道交通7、8、13号线可直达展馆,因此可谓区位优势明显。为了确保在展会期间,尤其是布展、撤展期间的道路不堵塞,我们租用了大型蓄车场,让运送展会物料的货车不停留在马路上;还加强了与周边交通主管部门的协调工作,尽量做到不扰民,尽自己的社会责任,从而受到展商好评。

除了提高场馆硬件设施,在软件领域,世博展览馆也尽量满足客户的需求,由项目专员为客户提供常规服务和个性化服务。在展会结束后,我们也会请第三方与客户进行沟通评估,从而逐渐完善服务标准,提升服务水平。

记者:说到软件领域,请介绍世博馆的信息化建设情况。

黄海兵:在信息化建设领域,我们逐步向智能化场馆的方向迈进。例如WIFI的布点,我们会事先选择重要区域,并根据人流量的多少,经过多次试验,从而合理分配网络资源。

经过近一年时间的前期论证和系统开发,2012年4月,世博馆引进了USI公司开发的展馆管理软件EBMS,这也是国内第一家引进并运行该软件的展馆单位。所有的工作流程,从客户接待、合同签订、现场订单再到财务结算,都在这个平台上操作。以此为基础,我们不断开发软件外延功能,建立相应的数据中心。例如为了确保展会安全,世博馆的工作人员会现场检查电缆情况,并通过无纸化网络上报,再督促整改,审核通过后才允许通电。对于展位搭建商,我们也有自己的管理体系,采取实名认证、证件管理、黑名单制度、现场安全整改制度等方式,用一丝不苟的态度,杜绝任何可能出现的失误和隐患。

记者:作为上海代表性展馆之一,世博馆的独特魅力已得到公认,放眼国际市场,您有何思考和心得?

黄海兵:香港会展中心是世博馆的对标展馆,我们有相关的合作领域,而且每年都会派人到香港会展中心学习。香港会展中心也使用EBMS管理软件,尽管香港与内地的政策法规不一样,然而香港会展中心采取的“会+展”模式很值得我们学习,因为“会”与“展”是不分家的。再比如,韩国釜山展览馆、新加坡博览中心等多产业一起发展,也颇具借鉴意义。因此我们必须完善配套设施,采取多元化发展模式,才能更好地发展现代会展业,提高当地经济水平。

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