会议细节决定成败

◎ 本刊记者/ 葛菁   2017-01-21 10:05:59

本届UFI年会PCO上海汇展与UFI团队形成合力,确保年会的最佳效果国际展览业协会(UFI)第83届年会作为展览行业重要的会议于11月9-12日在沪举行,这也是UFI年会时隔十年之后第二次在中国举办,第一次是2006年在北京举办的。今年大会由上海市会展行业协会承办,在国家会展中心上海洲际酒店及国家会展中心场馆举行,延续了往年的传统,本届年会的活动和议程依然丰富,如UFI董事会会议、UFI年度会员大会、UFI CEO会议、UFI区域分部会议、UFI协会委员会会议和UFI营销委员会会议等都在此次大会上一一举行。

权衡多方才能执行到位

想要呈现一场高质量的盛会,需要得到各方面的支持,而会议的细节往往决定着会议的成败。现场搭建、公关、翻译、搭台、AV设备等都是会议承办的关键环节。上海市会展行业协会会长陈先进审时度势地引入“外援”来提升本次大会会务工作的专业性,把此次大会的会务策划工作交给了上海汇展信息科技有限公司(以下简称“上海汇展”)来完成。

据了解,上海汇展信息科技有限公司虽然是以数据和门禁系统和服务起家的会展服务公司,但发展至今业务已经基本涵盖了会展行业全产业链,内容包括搭建、公关、路演、会务、咨询、猎头服务等,正好覆盖了本届年会所需要的各细分领域的人才,因此,上海汇展被正式任命为本次UFI年会的“Official Host PCO”,即 UFI年会官方会议组织者。担任本次会务工作现场总指挥的上海汇展合伙人郑路逸告诉记者,此次任务是不以盈利为目的来执行的,作为会展行业的一份子,他们愿意接受这个任务,也想通过此次大会在国际舞台上亮相,来展示下上海汇展人的专业能力。

虽然拿下UFI年会的PCO对上海汇展来说是个欢呼雀跃的事,但事实上服务起来并不轻松,考虑到UFI和上海市会展行业协会的非盈利属性,要用有限的经费完成一场高质量的国际会议,这给郑路逸的团队出了很大的难题。此外,本次服务工作也肩负着“政治任务”,团队在执行工作时不得不面面俱到,既要考虑到市政府和中外双方的要求,也要兼顾到各赞助商的需求,以此平衡各方的利益。并且UFI和上海市会展行业协会实则又等同于两个甲方,所以沟通和协调是所有汇展员工每天做的最多的事。因为大会的要求每一天都会有新变化,而作为PCO团队的任务就是事无巨细地去满足这种变化,以此呈现最佳的会议效果。

四方借力才能解决难题

为了有效率地执行工作,整个团队进行了系统的分工,共分为志愿者组,负责学生志愿者的调配和排班; 旅游组,负责与会嘉宾的会前和会后的旅游;技术组,负责现场所有的搭建和AV音响设备的调控;会务组,负责会议室的布置和物料准备;以及负责整体协调的总务组和协调组。

郑路逸告诉记者,UFI对大会提出了许多在国内看来是很高的要求,尤其是对会议细节的追求非常执着,比如有些单元为了确保演讲的质量和互动性,考虑到全体参加者都是全球展览业的大佬,每两个与会嘉宾就要求配有一个鹅颈话筒,这就给会务组增大了很多支出,不仅如此,许多问题发生时,往往是“时间急任务重”,短时间要凑齐这么多的AV设备,除了话筒还要进行布线和音响设置,这给团队造成了非常大的压力,最后往往是动用了各方面人力物力,大家齐心协力才把问题顺利解决。

还有一个小故事,有一场UFI会议要求半个小时内颠覆式调整几百人的会场形式,给场馆方提出了极大的“翻桌”要求。要在短短的半小时之内从U字或者回字型翻台成“课桌式”或者剧院式等形式,用郑路逸的话来说,场馆已经使用了“洪荒之力”来支持这个活动,一有翻台任务,就紧急调动了各个馆所有的保安来一起翻台,这也创造了上海国家会展中心最快的翻台记录。

特别值得一提的是,本次大会筹办过程中,现场志愿者方面预算有限,却得到了上海对外经贸大学会展系师生的大力支持,特别是王春雷老师团队的帮助,他们组织了学校共26名学生一起服务了本次大会,充分展现了上海会展教育者和学生的风貌。汇展志愿者组的同事安排好了每位志愿者的工作细节,精确到每天的接送班车、伙食、工时,减少不必要的支出,最后,王春雷老师还十分慷慨地自行解决了部分学生志愿者的支出,为大会的顺利进行提供了有力保障。

不断调整才能有最佳效果

“做会议不同于做展览,做会议就是要面面俱到,死抠细节。”郑路逸有感而发。

他透露,在UFI第一天的新闻发布会上,团队自认为很完善地完成了把发布现场的布置工作,然而在台上发言人侃侃而谈后才发现讲台上并没有放置矿泉水,好在现场人员及时发现并进行了补救,这时大家才松了一口气。这就是一个会议人对细节应有的把控和追求,包括什么时候有桌花,什么时候桌花和演讲台应该移走,都十分有讲究。尤其是很多细节要经过反复推敲反复调整才能达到最佳效果。比如:第一天发现茶歇处的咖啡机少了,那么第二天就增加了咖啡机,但现场发现现磨的咖啡机效率太低,第三天又改成了水龙头式的可直接饮用的咖啡桶,这就是现场发现问题不断提升改良的过程。

就像UFI年会中的TED演讲环节,也处处彰显细节的要求,为了呈现极佳的交流氛围,会务团队现场将舞台垫高,现场摆放了带有“X-change”的logo布置,为每位嘉宾提供提词器等,包括某些论坛上的小组讨论摒弃了沉重的沙发,而改成轻松的吧台式的座椅,都是为了实现更好的效果而在现场所做的调整。

晚宴的安排也是经过了几方的考量,包括主桌席卡的设计和用料,主桌用台布的颜色来加以区分,以及不打印桌签,不严格限定好每个人的具体座位,都是权衡了各方所做的最佳选择。此外,晚宴上助兴的节目也起到了高质量的效果,节目充分地体现了中西合璧,既有《今夜无人入眠》,也有《茉莉花》, 包括使用颇具口碑的小萤星歌舞艺术团开场,小朋友演出结束后还给主桌的每位嘉宾送上礼物,这些细节也体现了中国会展人的办会水平,真正起到了为晚宴画龙点睛的作用,并没有出现大家饭吃到一半就互相敬酒凌乱的场面。

走出去才能有所收获

谈起本次大会的收获,郑路逸说:“当初考虑接受这个挑战,就考虑到上海汇展要走国际化、集团化的路线,想要有提升和收获必须要走出去,必须找到志同道合和可靠的合作伙伴。在这次大会上,我们遇到了潜在的战略合作伙伴 达成了良好的共识,从战略层面上来说,这对公司是很大的收获。”

他表示,这次是集团下属多个团队第一次整合在一起做同一件事,如何把这些团队整合到一起,以一个“PCO的形象”露出,把公司全方位整合营销一站式的服务理念执行起来,是一次很好的锻炼。

此外,从公司的业务发展来说,本次大会是会展业超过600人的国际大会,必定会有国内和国际的潜在客户,尤其是国际伙伴的寻找。“走出去”是企业做大做强的必经环节,积极走出去,不盲目,只有目标明确才能有收获。

《中外会展》2016年12月第12期 目录

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