通过持续沟通协调会议中心与酒店的矛盾

◎ 文/国际会议中心协会主席Geoff Donaghy 编译/苏希玲   2017-01-21 10:06:45

As is the case in many relationships, that between convention centres and hotels in the same community can be complicated. And this is not something unique to one or even a few destinations - it’s the same in many, if not most, of the destinations around the world pursuing the most attractive meetings and conventions business. Relationships are often complicated. But in the case of centres and hotels, there’s too much at stake to let them slide. And, in fact, there’s little that can’t be solved by co-operation and collaboration driven by ongoing and open communication. Together, we can do a lot for each other – and at the same time, for our overall community.

在很多情况下,同一个城市的会议中心与酒店之间的关系往往非常复杂。这不仅仅只是在少数城市,在很多承办世界级会议的城市,我们也看到这样的问题。但是,为了实现共赢,会议中心和酒店之间取得和谐的关系又非常重要,因此,在承办会议活动的过程中,双方通过广泛沟通来解决潜在的矛盾非常必要。

那么,会议中心与酒店的矛盾体现在哪些方面呢?首先,会议中心与酒店的矛盾在于客房供应。我常常听到业内同行一边抱怨酒店的高房价,一边抱怨客房不够。这是非常具有讽刺意味的。显然,人们必须接受供求关系影响价格这一市场规律。出现这类矛盾,说明了也许在未来的发展中,酒店的投资需要扩大,以提供更多客房,但另一方面,这正表明了会议中心为酒店业创造了新的业务空间,并促进了酒店领域的进一步投资。

还有另外一个问题。我最近听到的一个案例可以说明。有一座大城市承办了一个非常知名的全年有数场的大型活动。这个活动每年吸引成千上万的参会代表,有上万间客房的预订需求,并且能拉动当地的娱乐行业和餐饮行业的商机,有效提升该城市的形象和会议所在领域的国际声誉。但是,承办该活动的会议中心向我透露,在承办过程中,他们遇到了最艰难的酒店谈判过程,包括房间数量预留和协议价格保留,以及落实其他相关服务条款。

我们都知道,从时间节点来考虑,会议中心的业务规划周期普遍较长,而酒店的时间则短得多。这也是矛盾之所在。有时候,会议中心需要筹备八年之久,来接待活动国际团组,而一些全国性的活动也需要筹备四个月的时间。酒店的业务筹备时间则要短得多。有时候,一场大型国际活动从筹备到举办,会议中心对接的酒店的管理层都已经换了两三届。

总而言之,就像我在文章开头所指出的,会议中心和酒店之间的关系往往很复杂,但我们决不能任其自然。事实上,通过合作与持续不断的相互沟通,很少有解决不了的问题。所以,让我们携起手来,彼此配合,为整个城市创造更多效益。

《中外会展》2016年12月第12期 目录

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