你的展会“保险”吗?

2017-02-27 23:03:24

中外会展“展会风险管控与安全管理”沙龙召开

立即阅读,让展会更安全

会展行业涉及面广,安全隐患广泛存在于各个环节,且展览会社会影响广泛,一旦出现安全事故,对产业链各方均产生深远的不利影响。因此,展会风险管控和安全管理对于会展业的长远发展至关重要,也是业内同行十分关注的话题。

1月6日,由中外会展杂志社主办,北京东方世源展览展示有限公司和安心保险协办的“展会风险管控与安全管理”沙龙活动在全国农业展览馆举行。在京的主办单位代表以及全国农业展览馆、沧州国际会展中心等场馆方代表约30人围绕展会安全话题展开了热烈探讨。本期杂志特将嘉宾分享内容进行整理,与读者共享,提高行业应对风险的能力,改善展会安全工作现状。

第一部分 主场搭建是重头

目前,展览搭建方面最突出的问题就是缺乏统一的、权威的技术标准,由于缺乏标准,现在的搭建很大程度上是靠经验,因此有经验的技术人员就显得很重要的。

中国畜牧业协会杨平 :

我们主办的中国畜牧业博览会2017年是第15届了,展览面积达到13万平米,规模在同类展会中达到亚洲第一、世界第四。作为综合性的专业展,我们的展会与国际同行的差距越来越小。从大的方面来说,展会安全风险来源于人员伤亡,从小的方面来说,是展品失窃。我们在展会上遇到过国外展商的专利产品失窃的情况。去年,我们的展会上,一家以色列的展商的专利产品失窃,这肯定是展商所为,因为这个产品非常专业,只有业内人士才知道是干吗用的,而且必须要用专业工具才能拆卸。为了防止此类情况再次发生,为此我们要求有专利的企业先申报专利,我们会给专利产品贴上标签,展会期间安排保安重点盯防。

根据我们以往的经验,展台出现质量问题的往往不是正规的搭建商。为了避免“层层转包”的问题,我们采用“主场招标”的形式。最初我们只有一家主场负责所有搭建商的管理和审图等工作,后来我们发现一家主场忙不过来,我们又采用招标方式确定了13家特装服务商,采用一家主场+13家特装搭建商的管理模式,主场管理这13家特装搭建商,特装搭建商再管理其他搭建商。展会现场一旦出现事故,要第一时间处理,越拖越容易激化矛盾。

自然灾害对展会的影响我们也遇到过。“5.12”大地震的时候,我们在西安办展,当时网上疯传地震影响将波及西安,很多参展商人心惶惶,不敢来参展,我们当时尊重展商的意见,让展商自由选择是否参展。

中国纺织品商会陈立刚 :

我们主办的“劳保会”由于参展商品很多都是小件物品,所以丢失的情况也比较常见。此外,我们展会管理上面临最突出的特点就是摆地摊的游商特别多,管理难度很大。我们每年都会跟当地政府协调,与城管协调对非法摆摊进行清理。搭建方面我们没有指定搭建商,因为指定搭建商会面临着一些误解,所以推出了推荐搭建商名录,使用我们推荐的搭建商可以在审图费、水电气等方面享受优惠,用价格因素引导展商选用有资质的搭建商,保证工程质量。比如,使用我们推荐搭建商可以享受水电气等平价政策,而使用非指定搭建商水电气则要翻一倍;使用推荐搭建商,我们不收取审图费,使用非推荐搭建商,收取每平米25元的审图费。

中展集团商务公司总经理黄宝聚 :

展会安全是一个很大的课题,不仅主办方关注,场馆也很关注。目前,展览搭建方面最突出的问题就是缺乏统一的、权威的技术标准,由于缺乏标准,现在的搭建很大程度上是靠经验,因此有经验的技术人员就显得很重要的。展览行业的保险需要定制化。在保证展品安全方面,展馆的监控系统作用有限。一方面,展馆的摄像头位置是固定的,不同的展会的展台位置、高度不同,展台搭建好后会挡住一部分视线,而且展台内部也很难实现监控覆盖。

中国食品包装机械协会秘书长侯春生 :

我们主办的展会主要以设备为主,因此我们很看重展会过程中设备的搭建和运输,作为展会主办方,我们主要是以预防为主,借此来降低展会风险。根据在北京办展30年、上海办展20年的经验,我们认为主办方要尽量让运输商和搭建商关系融洽,如果没有出现大的问题尽量不要换服务商,因为换服务商意味着除了要和新的服务商去进行再沟通外,还要和展馆、公安消防等部门去沟通协调。

关于保险这方面,我有两点建议,一是通过这次的会议,大家共同谈谈如何规避在展会上可能遇到的安全问题;再就是建议保险公司,根据今天主办方提出的相关政策列一个明细,里面包括保险公司可以给主办方提供哪些方面的人员或者设备的保险,能够供哪些服务。

中国国际贸易促进委员会冶金行业分会展览部主任仲文:

因为现在展会安全是主场责任制和主办责任制,所以我们会通过竞标的方法来找一个认真、负责的主场。办展过程中风险最大的展会搭建和撤展,这就需要主场和主办来负责,比如加强巡逻次数,和安保、内保、安检、防火、公安消防等相关工作人员明确每个人的责任等。

另外,关于展会可能会发生的意外情况,我们不仅会提前演练,还会在展会前四个月左右出一本大概有一二十页的展览手册,内容括垃圾堆放点,就餐地点等注意事项。如果有参展商来咨询我们,我们都会强调让他们看展览手册,让他们知道,遇到情况应该如何处理,不要什么事情都找主办,因为有些问题的解决办法已经提前做好了预案。

第二部分 防范踩踏他们有发言权

为了保障2016健康产业峰会庞大人流的顺利参观和疏散,我们对展馆进行了合理分层布局,展会分馆错时开馆,不同展会错峰撤展,做了充足的交通疏散预案。

国药励展常务副总经理周一炜 :

国药励展每年主办20多场展览会,其中最大的是在上海举办的药交会。国药励展作为中外合资企业,非常重视安全工作,公司有专门的安委会,对安全工作进行督导。我们主办的展会有20多个,在安全方面现场物品失窃一直是个老大难问题。为了解决展品安全问题,我们去年与当地公安部门联合在展馆内安装了很多摄像头,展品失窃率降低了一半,但是费用也是很高昂的。我们呼吁展馆安装更多监控设备,可以探讨和主办单位共同承担费用。

在搭建管理上,我们这几年发现了一些好的变化,安全帽、安全带的使用率高了很多,说明安全意识都提高了。在人员安全方面我们也很重视,去年4月我们在上海虹桥办展做了大客流预案,我们在重点区域比如地铁口、电梯上、展馆各个入口等地点做了七八个预案,没有发生一起踩踏事故。为了保障2016健康产业峰会庞大人流的顺利参观和疏散,我们对展馆进行了合理分层布局,展会分馆错时开馆,不同展会错峰撤展,做了充足的交通疏散预案。此外,我们还采取现场收取门票等方式减少人流,我们收取门票不是为了增加收入,而是把无关人员挡在展会之外。

北京雅森国际展览有限公司副总经理张红梅 :

雅森的汽车用品展,规模大,人流密集度高,发生人员拥挤、踩踏的风险就比较高。为了减少现场观众排队的人数,我们每年都会提前制作一批证件快递给观众,以减少现场办证的人数,从而加快人流的疏散。我们每年在快递证件方面的费用超过十万元。我们的展会春天举办,春天多大风,对室外篷房的安全也会造成隐患;而且汽车用品商家有很多小商户,抽烟的情况很常见,对展会消防安全造成一定影响。为了应对寒冷天气,我们还会增加空调和发电车,同时展会现场设有医务室,120急救医生全天候命。

北京动漫展项目经理刘斌 :

我们的动漫展人流量非常大,最需要重视的安全问题就是人员安全,避免出现拥挤和踩踏事故。为了疏散人流,我们每年在国家会议中心租用两个空馆作为缓冲区,同时,我们规定展会主通道要在8米以上,辅通道在5米以上。此外,我们还成立了专门的安全小组,在现场不断巡视,如果发现违禁物品如管制刀具等立刻予以没收。

中国体博会谢琨 :

展会的风险主要来自工程搭建、人员安全以及展馆硬件不完善带来的损失。在搭建方面,我们要求搭建商必须买保险;人员安全我们主要靠保安公司,调动保安公司积极性,切实负起责任。保安尽到责任,很多问题都能避免。有一次,展会刚开始不久,一个展商说他的笔记本电脑丢了,我们就把保安叫过来了解情况,结果得知保安已经详细告知了注意事项,并且提醒他可以用组委会提供的锁保管物品,但是这位展商自己拒绝了,并且签了字。最后这位展商自己都不好意思再说什么了。明星出席活动也会给展会带来安全风险,因为明星的影响力太大了,带来的人流冲击太强烈了。自媒体的快速发展使信息传播更快速,这也增加了展会的风险;自2010年以来,我们的展会上,明星基本上都还没进场就被公安部门请走了,安全隐患太大。同时,我们组委会内部也规定,员工禁止转发明星的行程,这样也能减小一点其影响力。自然灾害对展会的影响我们也曾遇到过,我们在鸟巢水立方之间的庆典广场办展,风太大,搭建的篷房顶棚差点就吹开了;在北京举办展会还面临着政治风险,重要政治活动期间,展会活动会被限制举办。

关于展会保险,很多展商也会问我们如何买、买什么险种、买哪家的,这些问题我们也无法给予指导,这也是我们目前迫切想要了解的。

第三部分 提前审查防患于未然

我们的审查非常严格,尤其是特装展位,我们对于展位风速、承重等参数、展位结构设计图的要求都非常高,除了要求有专业的设计所或者设计院外,还要有一级工程师盖章。

中国工程机械工业协会副总经理夏韦 :

我们的机械设备展展出的都是工程机械、筑路机械、架桥机械这类比较笨重的设备,这类装备因为有履带、轱辘,自己能动,这就会对展馆、人员等造成严重的影响。所以在展位搭建方面,我们的审查非常严格,尤其是特装展位,我们对于展位风速、承重等参数、展位结构设计图的要求都非常高,除了要求有专业的设计所或者设计院外,还要有一级工程师盖章。

北京东方世源展览展示有限公司副总经理支鹏亚 :

我们公司在最近七八年开始主动上保险,每年上保险的费用大概近10万,最大的保额能达到四五千万,这也是我们给主办和服务商的服务。另外,从安全的角度,我们的工作人员知道怎么用灭火器,怎么检查灭火器,了解关于消防、安检和公安的一些政策,因为最终要去现场检查、落实,在安全方面我们的服务是“管家式服务”。

沧州国际会展中心副总经理郭颖红 :

在展馆医疗服务方面,我们有一个比较好的做法,就是与当地一个叫做“蓝天救援队”的公益性质医疗组织合作,他们的服务、设备都非常专业,而且他们是纯公益性质的,不收取任何费用。每逢展会时候,我们通知他们,他们就会准时地进驻展馆。北京博乾国际会展服务有限公司总经理白正玄 :

我们举办的展会规模较小,和其他展会不一样的是,我们举办的展会在物品安全问题上比较有优越性。我们主办的展会展品包括测量、测绘包括遥感、视频定位等。所以我们使用视频定位监控重点物品,在监控物品上挂一个标签,一个小盒子,只要它移动两米就自动报警了。

其次,就是展会期间的工作人员用餐问题,我们最开始做展会的时候,是不负责用餐的,在这些年的发展过程中,我们在用餐方面也遇到了的一些问题,比如某些地区的整体服务意识较弱,所以我们现在是给每个标准展位两份盒饭,如果人数超过,就提前缴纳超过的人的用餐费。我们在到达展厅后会成立一个餐饮组,专门负责给参展商等工作人员发放盒饭。我们认为,展馆周边包括展厅里贩卖盒饭的小商贩很难禁止,所以与其和他们斗智斗勇禁止他们出摊,不如从源头做起,解决了餐饮问题,自然也没有人愿意去吃这些街边的盒饭了。

最后是关于展台搭建的问题,我们不叫指定搭建商,而是采取推荐搭建商的方法,如果发现有转包工程情况,就取消他的推荐资格。

沧州国际会展中心薛剑松 :

根据我们的经验,展览施工安全事故一般都出现在晚上十二点以后,因此我们通过加收加班费的方式杜绝和减少夜间施工。

第四部分 提高要求各方协调

从展会自身来讲,主要的核心是三家,即:主办、搭建商、展馆。关键因素是主办,办展的时候,主办要对搭建商、服务商要提出严格、明确的要求,不能含糊。

全国农业展览馆展览中心主任陈军 :

从展会自身来讲,主要的核心是三家,即:主办、搭建商、展馆。关键因素是主办,办展的时候,主办要对搭建商、服务商提出严格、明确的要求,不能含糊。保险是可以减少损失,但是不能减少风险。保险是一个补救措施,亡羊补牢,它能减少主办、场馆的经济损失,但他减少不了展会自身的风险。所以从我们展览会从业人员来讲,还是要从根本上加强自身的防范意识。

北京京正展览展示有限公司总经理邓正学 :

我们主办婴幼儿展会,展会安全责任非常重,尤其是人身安全,因为我们的观众有很多是孕妇,所以每次开展我都觉得时间过得很慢。我认为展馆要多考虑主办单位的不容易,主办要多考虑参展企业的不容易。刚才支总提出服务,这点会后我们可以向你学习,学习怎么提供服务。总之一句话,保障展会安全,关键还是提高服务。

安心财产保险有限责任公司副总裁陈静 :

今天主要谈的是安全问题,我们公司是互联网保险公司,我们公司的口号就是“简单的保险”,把保险做得很简单。刚才在座的提到了很多,比如责任的诉讼,购买保险的烦琐手续等,这些在互联网保险公司都会更得到解决。互联网保险的特点之一就是投保更方便,我们会提供一个二维码,在任何容易场景下扫描二维码就可以进行投保操作。同时,我们也在尝试刚才夏总提到的做法,即一个保单就把所有的责任方都包括进来。我们也会针对一些特定的场景或者是一些特定的保险责任制定多元化的产品。

机械汽车展览联合会秘书长张效林 :

我在退休前也有过几十年的办展经验,和展馆、公安、保安等产业链上下游都经常对接沟通,所以我觉得今天沙龙这个主题设计得非常好。保障展会安全是会展业的共性问题、需要协调的问题,希望大家能够共同发出声音。刚才大家从各自的办展经验中提了很多意见,我们应该把这些总结起来,好的做法要推广,需要解决的问题,行业要形成一个声音跟各方协调,这比单打独斗要强,这一点非常重要。

结束语

展会安全是一个复杂、长期而又无法逃避的问题,他面临着来自自然环境、社会环境以及行业发展规律、法律制度缺失等多方面的威胁,降低展会风险,一要靠业内人士总结规律、防患于未然,二是要集合行业各方的力量,推动政府重视会展业,完善相关政策法规,给会展披上制度的铠甲。展会安全,我们任重道远!

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